Was ist Aufgabe des Mitarbeitenden und was ist Aufgabe der Software?
Auf den ersten Blick eine vermeintlich einfache Frage. Bei genauerer Betrachtung hat sie es allerdings in sich. Sie trennt die Spreu vom Weizen!
Stellen Sie sich diese Frage selbst. Oder noch besser: Stellen Sie die Frage Ihren Mitarbeitenden zu einzelnen Tätigkeiten. Können Sie diese nicht direkt beantworten oder bekommen sie verschiedene Antworten zur gleichen Tätigkeit zurück, dann sind verschiedene Interpretationen von Prozessen vorhanden, welche in verschiedener Hinsicht verhindern effizient zu arbeiten.
Keine effiziente Software ohne klar definierte Prozesse
Das folgende Modell zeigt, welche einzelnen Phasen eines Prozesses geregelt sein müssen um einen stabilen und organisierten Ablauf zu ermöglichen. Teile davon können durch eine Software (grau) unterstützt und abgewickelt werden. Gerade in KMU-Unternehmen mit flexiblen Prozessen und sich schnell ändernden Umständen muss dem Mitarbeitenden klar sein, was die Software macht und wie sie die Information verarbeitet. Andere Phasen (blau) müssen vom Mitarbeiter selbst abgewickelt und organisiert werden und an einem definierten Punkt im Prozess der Software übergeben werden.
Insbesondere das Zusammenspiel in den Bereichen welche sich zwischen Mitarbeitenden und Software überlagern können müssen umso klarer geregelt sein. Welche Funktionalität übernimmt die Software und was hat der Mitarbeitende dazu beizutragen. An welchem Punkt übernimmt das System und wie werden die Informationen darin verarbeitet. Welche Zusammenhänge und Abhängigkeiten bestehen zu anderen Prozessen?
Sind die folgenden Fragen allen Beteiligten klar, so wird eine unterschiedliche Interpretation oder fälschliche Handhabung von Informationen vermieden. Dies führt nicht nur zu stabilen Prozessen, einheitlichen Vorgehensweisen und auf diesem Weg zu weniger Fehlern, sondern ebenfalls zu wesentlich mehr Transparenz und Agilität im Unternehmen.
Anbei ein triviales Beispiel, bei welchem oftmals die Konsequenzen und Zusammenhänge nicht vollends bewusst sind.
Ebenso wird klar an welchem Punkt im Ablauf das System die Informationen verarbeitet. Davor ist dies Sache des Mitarbeitenden.
Das Modell zeigt, dass nicht die Software den eigentlichen Prozess definiert, sondern der Prozess die gesamte Informationsverarbeitung inkl. die Verarbeitung der Software steuern muss.
Insbesondere in der Arbeitsvorbereitung und weiteren administrativen Prozessen liegt viel Potential. Oftmals sind die Sachverhalte den Mitarbeitenden nicht vollumfänglich klar. Dies kann verschiedenste Gründe haben. Der Prozess ist möglicherweise nicht vollständig definiert oder er ist den Mitarbeitern schlichtweg nicht klar, da Sie nie geschult wurden. Möglicherweise hat sich der Prozess auch verändert und sollte angepasst werden. Unterschiedlichste Einflüsse können dazu führen. Was allerdings nicht sein darf, ist das ein unklarer Prozess Abläufe im Tagesgeschäft verlangsamt oder Fehler generiert. Deshalb lohnt es sich nach dem Modell anbei kontinuierlich Prozesse zu aktualisieren und sie im Unternehmen zu festigen.
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