Prozesse grafisch darstellen
Kreieren Sie Ihre Prozesslandkarte. Dies sieht simpel aus, ist allerdings gar nicht so einfach. Sie können dies mit einer Software wie "Visio" oder ähnlich machen. Sie können aber auch ganz einfach eine grosse Platte aus ihrer Werkstatt holen und mit Postit's bestücken. Folgendes sollten Sie berücksichtigen.
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Erstellen Sie pro Abteilung eine horizontale "Swimlane"
(horizontaler Streifen) -
Tragen Sie in die Streifen jeden Prozessschritt ein, welcher ein Mitarbeiter aus Ihrer Sicht abarbeiten muss. Tun Sie dies so detailliert Sie können.
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Verbinden Sie die Schritte damit der Informationsfluss ersichtlich wird.
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Integrieren Sie dabei auch alle heute analog durchgeführten Schritte
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Vergeben Sie jedem Prozessschritt die jeweilige Softwarefarbe.
Auf diese Weise sehen Sie bereits optisch die verwendeten Software sowie die meist dazugehörenden Unterbrüche. -
Listen Sie als Letztes auch die verschiedenen Stammdatenablagen auf. Dies sind beispielsweise Adresserfassungen, Artikelablagen (Material), Mitarbeiterdatenerfassungen, Zeitdaten der Mitarbeiter
Tun Sie dies zu Beginn bewusst in einer kleinen Gruppe Ihrer Mitarbeiter oder gar Sie ganz alleine.
Beispiel Gesamtprozesslandkarte nach erstem Aufarbeiten mit der Geschäftsleitung
Prozesse Verfeinern
Gehen Sie als nächstes durch Ihr gesamtes Unternehmen und befragen Sie die direkt betroffenen Mitarbeiter (Prozesseigner).
Fragen Sie...
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wie Sie den Prozess genau abhandeln.
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gezielt nach den Herausforderungen.
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was sie doppelt machen.
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wo die meisten Fehler entstehen.
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was Sie anders machen würden.
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wie lange sie durchschnittlich pro Prozessschritt benötigen.
Sie werden erstaunt sein, was hier alles hervorkommen wird.
Notieren Sie sich dabei weitere Prozessdetails wie notwendige Inputs, Outputs oder Eigenheiten als Notizen dazu.
Zögern Sie nicht auch mal mehrmals auf eine Antwort die Gegenfrage "warum" zu stellen. Sie werden umso detaillierter an die wirkliche Ursache herankommen.
Markieren Sie im Anschluss die grössten Herausforderungen mit einem Symbol (z.B. ein Blitz). Je grösser das Symbol umso gravierender die Einschränkung im Prozess.
Beispiel Teilprozess nach dem Aufarbeiten mit Mitarbeitern
SOLL-Prozess Erarbeiten
Nun haben Sie die Grundlage um ein Zukunfts-Szenario zu erarbeiten.
Gehen Sie wieder so vor, dass Sie ein mögliches Szenario erarbeiten und anschliessend die Inputs Ihrer Mitarbeiter einfliessen lassen.
Achten Sie dabei auf folgendes:
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Beziehen Sie immer die gesamte Softwarelandschaft mit ein.
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Wählen Sie einen grossen Zeithorizont für das Szenario.
Verkleinern und portionieren können Sie zu späterem Zeitpunkt. -
Geben Sie Problemstellungen in einer ersten Phase keinen grossen Wert. Konzentrieren Sie sich auf die Möglichkeiten.
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Analysieren Sie ebenfalls die möglichen Kosteneinsparungen welche Sie so erarbeiten können im Vergleich zu den bestehenden Prozessen.
Ziel ist es ein Szenario zu erarbeiten, dass aufzeigt wohin Sie mit Ihren Prozessen und Ihren zukünftigen Softwaresystemen möchten.
Beispiel Soll-Szenario eines Teilprozesses
Investitions-kOsten erarbeiten
Das Schwierigste bei einer Softwareauswahl ist das bestimmen des Investitionsvolumens. Ich erachte dies als einer der wichtigsten Schritte überhaupt und versuche dies so greifbar wie nur möglich zu machen.
Aus den vorherigen Schritten kennen Sie die direkten Einsparungen welche Sie auf jährlicher Basis berechnen können.
In der Regel sind dies:
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Einsparungen im administrativen Arbeiten
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Prozesszeiteinsparung
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Automatisierung von Prozesschritten
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weitere direkte Kostenreduktionen
Vergessen Sie bitte nicht die indirekten Einsparungen ebenfalls miteinfliessen zu lassen.
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Minimierung der Fehlerquoten
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Verbessern der Produkt- und Servicequalität
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höhere Mitarbeitermotivation
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höhere Kundenzufriedenheit
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Reduzierung von Fehlerquellen
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Verbesserte Ressourcenauslastung
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Synergie- und Mulitplikatoreffekte
Ich verwende dazu meist eine Annahme gemessen am Unternehmensumsatz. Natürlich unter Berücksichtigung des Umfangs der zu optimierenden Prozesse. Als Beispiel, das nebenstehende Diagramm enthält eine indirekte Einsparung von nur 1% des Unternehmensumsatz. Das heisst, wenn ich mit der neuen Software die Fehlerquote so verringern kann, dass ich 1% des Umsatz spare habe ich den ROI der Software bereits um ein Jahr verkürzt. Natürlich unter Berücksichtigung, dass sich das System im ersten Jahr im Aufbau befindet.
Nun haben Sie die nötigen Daten um eine grobe ROI Rechnung für ihre Investition aufzustellen. Wenn Sie noch keine Angebote von Lieferanten vorliegen haben, so definieren Sie die Zeit für einen ROI (Return on Investment). Damit errechnen Sie das zusammenhängende Investitionsvolumen.
Beispiel ROI Berechnung während der Evaluationsphase einer ERP - Auswahl.
Es sind zwei Break-even Punkte eingezeichnet.
Einmal mit indirekten Einsparungen, einmal ohne.
weitere Faktoren berücksichtigen
Einige Konstellationen, Prozesse lassen sich nicht in der Prozesslandkarte abbilden. Deshalb ist es wichtig diese ausserhalb zu berücksichtigen. Stellen Sie diese in einem schlanken Lastenheft zusammen.
Integrieren Sie ebenfalls Faktoren die über Ihre Prozesse hinausgehen. Wie beispielhaft in der Abbildung nebenan aufgezeigt.
Schnittstellenbeschriebe
Softfacts des Anbieters, Unternehmensdaten, Strategie
notwendige Kennzahlen/Analysen
notwendige Berichte
Lizenzkosten, Implementierungskosten, Wartung, Support, ...
Referenzkunden
Machen Sie diese Prozessaufarbeitung detailliert!
Nehmen Sie sich bewusst Zeit für diese. Sie wird Ihnen für mehr als nur die Softwareauswahl dienen.
Schauen Sie, dass dies eine Person durchführt mit genügend Prozessknowhow sowie der notwendigen Methoden- und Sozialkompetenz. Ansonsten ziehen Sie sich jemand Externen hinzu. Was in einer solchen Phase absolut Sinn macht - Einem Externen werden unangenehme Details offener dargelegt als Internen.
TippS
weiteres Vorgehen
Jetzt können Sie mit der eigentlichen Evaluation beginnen.
Führen Sie diese basierend auf Ihrer Prozesslandkarte durch.
Integrieren Sie die Möglichkeiten der Softwareanbieter in diese. Es wird Ihnen helfen auch bei komplexen Anliegen den Überblick zu behalten.
Führen Sie vor einer Entscheidung einen Workshop gemeinsam mit Ihrem Softwarelieferanten durch um die detaillierte Abbildung Ihrer Prozesse in der Software zu besprechen.