Softwareauswahl
Prozessaufarbeitung
In meinem täglichen Alltag erlebe ich oft die Situation, dass Unternehmen praktisch keinem strukturierten Vorgehen bei der Softwareauswahl nachgehen. Immer wieder sehe ich, dass insbesondere produzierende KMU Unternehmen wichtige Schritte vor und während der Softwareauswahl weglassen oder den Fokus auf falsche Tatsachen legen. Nicht selten kommen dadurch während der Implementierung (Softwareeinführung) der Software unvorhergesehene Problemstellungen auf.
Deshalb möchte ich Ihnen einige grundlegende Dinge darlegen um Ihnen ein strukturiertes sowie konzeptionelles Vorgehen bei Ihrer Softwareauswahl zu ermöglichen.
Grundsätzlich gilt dieses Vorgehen für sämtliche Unternehmenssoftware, sei es ERP, CRM, PPS, CAD, CAM, FIBU oder Weiteres. Je integrierter die Software in Ihre Unternehmensprozesse eingreift, desto wichtiger ist eine strukturierte Vorgehensweise.
Das Vorgehen gliedert sich dabei in die drei Phasen
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Prozessaufarbeitung
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Evaluation (Softwareauswahl)
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Implementierung (Softwareeinführung)
Evaluation
Implementierung
Nutzen einer software
Essentiell vor einer Auswahl ist, dass Sie sich des Nutzens Ihrer Neuanschaffung bewusst sind. Was wollen Sie mit der neuen Software erreichen?
Kostenreduktion, verbesserte Kommunikation, Vermeidung von manuellem Aufwand, effizienteres Arbeiten oder Verringerung der Durchlaufzeit sind keine Nutzen der Software.
Sie sind lediglich Schlussfolgerungen einer erfolgreichen Softwareauswahl sowie deren Implementierung!
erhöhen der
Qualität
automatisieren der Geschäftsprozesse
steigern der Effizienz
Ihrer Abläufe
verbessern der Kundenzufriedenheit
(Externe sowie auch Interne)
erhöhen der
Prozesssicherheit
strukturieren des
Informationsflusses
Prozess-
aufarbeitung
Kennen Sie Ihre Prozesse im Detail - in dem Sie diese grundlegend aufarbeiten!
Die Flughöhe geht im Tagesgeschäft gerne verloren, so dass keine Vogelperspektive mehr über die gesamte Prozesslandschaft exisitiert. Arbeiten Sie diese unbedingt Schritt für Schritt auf.
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Aktuelle Abläufe grafisch darstellen
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Einbeziehen der gesamten Softwarelandschaft
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Zukunfts-Szenario erstellen
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restliche Anliegen in schlankem Lastenheft/Anforderungskatalog verfassen
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Kostentreiber anhand aktueller Prozesse identifizieren
Der beinahe wichtigste Schritt einer Auswahl ist die Aufarbeitung der eigenen Prozesse.
Sie müssen sich Ihrer aktuellen Situation auf einem detaillierten Level bewusst sein.
Dazu müssen die betroffenen internen Abläufe genaustens aufgearbeitet werden.
Sie werden erstaunt sein, wie viele Redundanzen (Doppelspurigkeiten), Ungereimtheiten usw. hervorkommen bei einer detaillierten Aufarbeitung.
Definieren Sie nun sämtliche Stellen an denen Sie Zeit verlieren, Fehler entstehen oder Ihrer Meinung nach einfacher oder automatisierter ablaufen sollten. Damit machen Sie einen wichtigen Schritt in Richtung eines Soll-Szenarios.
Beziehen Sie Ihre gesamte Softwarelandschaft in die Prozessaufarbeitung mit ein. Ansonsten laufen Sie die Gefahr Insellösungen, welche nur punktuelle Herausforderungen beheben, immer wieder mit Insellösungen zu ersetzen.
Sobald Sie Ihre aktuellen Abläufe beschrieben haben, können Sie definieren wo Sie gerne hin möchten. Beschreiben Sie dies in einem aus Ihrer Sicht optimalen Soll-Szenario.
Stellen Sie so viel wie möglich grafisch zusammen. Es gibt Anforderungen welche nicht grafisch notiert werden können - stellen Sie diese in einem schlanken Lastenheft zusammen. Hier gilt "weniger ist manchmal mehr".
Notieren Sie zu jeder markierten nicht optimalen Stelle ebenfalls eine durchschnittliche Zeit, welche Sie dazu benötigen. Errechnen Sie ebenfalls die Zeit, die Sie damit einsparen können. Auf diese Weise bekommen Sie ein Gefühl für die Investitionskosten welche Sie tätigen können um schlussendlich einen für Sie passenden ROI (Return on Investment) zu erreichen.
Evaluation
Fundament einer erfolgreichen Evaluation (Softwareauswahl) ist eine saubere vorgängige Prozessaufarbeitung!
Laden Sie nicht einfach einige Anbieter ein für eine Präsentation derer Software. Sie werden dabei einwandfrei vorgefertigte Verkaufspräsentationen erhalten. Die Prozessdetails werden dabei kaum zum Vorschein kommen.
Zielführender ist es vorab Ihre detaillierte Prozessaufarbeitung dem Anbieter (Lieferanten der Software) zu präsentieren und basierend darauf eine Präsentation zu organisieren. So kann der Anbieter seine Präsentation individuell auf Ihr Unternehmen abstimmen und Sie sehen bereits früh ob die Software für Ihre Abläufe taugt oder nicht.
Lassen Sie sich mögliche Zukunftsszenarien aufzeigen und integrieren Sie Ihre Prozessdetails in das Gespräch - Es wird die wirkliche Kompetenz des Softwarelieferanten aufzeigen.
Legen sie den Fokus richtig. Bei einer Verkaufspräsentation der Software sollten nicht nur CEO und CFO anwesend sein, sondern auch ausgewählte Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. Ansonsten laufen Sie die Gefahr, einen zu starken finanztechnischen Fokus zu setzen und dementsprechend die geeignetste Software vorschnell zu evaluieren. Glauben Sie mir, in Handwerks-KMU sind es schlussendlich nicht die finanztechnischen Prozesse welche Probleme bei der Implementierung verursachen.
Implementierung
Eine Implementierung (Softwareeinführung) sollte in mehrere Phasen unterteilt werden.
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Vorbereitung
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Hardware
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Vorinstallation der Software
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Datenübernahme
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Konfiguration
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Prozessanpassungen (organisatorisch und softwaretechnisch)
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Stammdatenaufbau
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Berichtsanpassungen
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Kontrolle der Schnittstellen
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Testing
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Prozesse durchspielen mit realen Daten
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Parallelbetrieb ausführen
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Schulung & Feinjustierung
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Key-User Schulung
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Anwenderschulung
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Feinschliff der Prozesse
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Bei Projekten lohnt es sich die Implementierung wiederum in verschiedene Teilprojekte zu unterteilen. Diese können stufenweise umgesetzt werden, da eine Implementierung im Normalfall neben der täglichen Arbeit einhergehen muss.
unterschätzen Sie den Aufwand einer
Implementierung nicht
Gesamtziele verlieren schnell an Fokus.
Setzen und kommunizieren Sie Zwischenziele umso klarer
stellen Sie die Verfügbarkeit von internen und externen Ressourcen sicher
Achten Sie darauf, dass Sie die Mitarbeiter mit den neuen Prozessen nicht überfordern
Nehmen Sie und ihre Mitarbeiter Abschied von festgefahrenen Strukturen
konsequentes schulen der Mitarbeiter ist entscheidend für eine saubere Implementierung
Fehler bei der Software-auswahl
mangelhaftes
Knowhow für
Softwareprojekte
Es gibt viele Hürden bei einer Softwareauswahl.
Folgend sind die wichtigsten Themen aufgelistet,
welche es zu vermeiden gilt!
unklare Vorstellungen
Vergleich von falschen Kriterien bei der Evaluation
mangelhafter Einbezug
der Mitarbeiter (User)
Entscheidung aufgrund
falscher Kriterien
zu geringer Einbezug der Gesamtlandschaft/
der Gesamtprozesse
Fokus auf Systemoberfläche anstatt auf Geschäftsprozesse
Unterschätzung des
Aufwands
Veränderungen
Bei den meisten Softwareprojekten sind viele Abteilungen, Personen und Prozesse betroffen. Das bedeutet Veränderungen in den gewohnten Abläufen der Mitarbeiter.
Bereiten Sie sich dabei auf internen Gegenwind vor. Es wird mit Sicherheit Personen geben, welche mit Widerstand auf die Veränderungen reagieren werden. Gehen Sie dabei mit proaktiver Kommunikation vor.
Ihr Ziel ist ein kollektives Wollen bei möglichst Vielen zu erzeugen
(Sie werden es kaum bei allen schaffen).
Die Vorgehensweise ist dabei immer dieselbe!
auftauen -- ändern -- stabilisieren
Tipps
Erste Schritte. Vergessen Sie nicht den ersten Schritt vor der eigentlichen Softwareauswahl - die saubere Ablaufanalyse, ein genaues Prozessstudium, eine detaillierte Prozessaufarbeitung!
Nehmen Sie sich dazu genügend Zeit um diese so grundlegend wie möglich durchzuführen. Es ist die Grundlage für eine erfolgreiche Evaluation.
Software kann man nicht anfassen. Sie müssen die Bereitschaft mitbringen in etwas nicht greifbares zu investieren. Nach wie vor wird sehr viel in "Stahl" investiert. Das heisst ein KMU investiert lieber in weitere Maschinen als in "virtuelle" Software. Die Maschine wird prozesstechnisch gesehen eine kleine Verbesserung mit sich bringen. Wirkliches Optimierungspotenzial liegt aber in der Software. Um dies zu erkennen müssen Sie Ihre Prozesse aufarbeiten sowie etwas Eigeninteresse für Software in Ihr Projekt hineinbringen.
Workshops sind essentiell. Hier können Sie Ihr Konzept mit dem Vorschlag des Herstellers abgleichen. Gestalten Sie einen Workshop zusammen mit einem der Anbieter. Das sollte noch vor der Auswahl des Anbieters stattfinden. Beim Workshop haben Sie die Möglichkeit Ihre Prozesse grundlegender zu besprechen. Ebenso können Sie die Schnittstellen zu anderen existierenden Programmen in Ihrer Struktur genaustens besprechen.
Gewichten Sie Ihre Anforderungen genau. Vergessen Sie nicht den Fokus auch auf die zukünftige Wertschöpfung zu legen. Ich stelle immer wieder fest, dass Unternehmen Funktionalitäten/Tools für Kennzahlen oder Controlling vorziehen. Funktionen für die Produktion oder Arbeitsvorbereitung werden dabei vernachlässigt. Seien Sie sich im Klaren - Kennzahlen und Controlling werden von den vorhergehenden Prozessen mit Daten gespiesen - ansonsten sind sie zwecklos... Nach einer detaillierten Prozessaufarbeitung wissen Sie bereits wo Ihre wertschöpfenden Prozesse noch nicht optimal sind.
Implementationsphasen. Manche Hersteller versuchen Ihre Kunden mittels Implementierungsphasen zu "verführen". Grundsätzlich ist das gut. Oftmals sind dabei aber die einfachen Prozesse in Phase 1 und die herausfordernden Prozesse in Phase X. Diese werden gar nicht erst detailliert thematisiert. Dann können Sie davon ausgehen, dass der Lieferant Sie schnell als Kunde gewinnen möchte, wenn sie dann bei Phase X angelangt sind, sehen Sie dass die herausfordernden Prozesse nicht abgebildet werden können, für Sie wird es aber zu spät sein etwas dagegen zu unternehmen... ok. vielleicht nicht zu spät aber es wird mit Sicherheit um einiges teurer für Sie!
Preisfokus. Es gibt kaum etwas auf dieser Welt, das nicht irgendjemand ein wenig schlechter machen und etwas billiger verkaufen könnte, und die Menschen, die sich nur am Preis orientieren, werden die gerechte Beute solcher Machenschaften. Wenn Sie zu viel bezahlen, verlieren Sie etwas Geld. Das ist alles. Wenn Sie dagegen zu wenig bezahlen, verlieren Sie manchmal alles, da der gekaufte Gegenstand die ihm zugedachte Aufgabe nicht erfüllen kann. John Ruskin
Grösste Mythen der Digitalisierung
Digitalisierung ist Chefsache. Diese Aussage muss ganz klar abgegrenzt werden. Digitalisierung ist Chefsache im Sinne der Initiierung sowie dem stetigen vorantreiben deren Umsetzung. Die Prozessaufarbeitung, Evaluation und Implementierung sollten durch die effektiven Prozesseigner (betroffene Mitarbeiter) vorbereitet und umgesetzt werden. Ansonsten konzeptionieren Sie etwas, das fern von Ihren Prozessen liegt. Ich stelle vielfach fest, das gerade bei ERP-Projekten (viele Abteilungen betroffen, hoher Invest, ...) gerne der Verwaltungsrat über eine Evaluation entscheidet oder gar durchführt. Da wäre ich sehr vorsichtig. Vielfach befindet sich im Verwaltungsrat sehr viel kaufmännisches und betriebswirtschaftliches Wissen. Das Produktionstechnische geht dann sehr schnell verloren. Bedenken Sie hier jeweils mit was Sie Geld verdienen. Dann sollten Sie diese Kompetenzen auch mit dem entsprechenden Mitspracherecht in die Evaluation miteinbeziehen.
Oftmals verpacken Unternehmen Evaluationen in eine Praktikantenarbeit. Seien Sie hier vorsichtig! Ein Praktikant kann Sie bei der Prozessaufarbeitung unterstützen. Bei der Evaluation sollten sie entsprechend übergreifendes Knowhow einbringen.
Ein detailliertes Lastenheft ist ein Muss. Kommen Sie weg vom 500-zeiligen Lastenheft. Es zeigt weder detaillierte/kritische Zusammenhänge noch kann der eigentliche Fokus beibehalten werden. Investieren Sie diese Zeit lieber in eine seriöse Prozessaufarbeitung. Es bietet eine tiefergehende Grundlage und Sie werden fähig sein Wesentliches zu vergleichen.
Software optimiert Ihre Prozesse. Ein schlechter Prozess zu digitalisieren bringt Ihnen lediglich einen schlechten digitalen Prozess. Sie müssen Ihre Prozesse erst strukturieren und dann digital abbilden - erst dann entfaltet sich das Potential der digitalen Möglichkeiten.
Diese Software ist Standard und kann bei jedem implementiert werden. Eine viel zitierte Aussage. Es geht dabei nicht mal um die Prozesse in der Software - sondern wie Sie in die Betriebsprozesse integriert werden, wie die Mitarbeiter damit umgehen und geschult werden und wie der Gesamtprozess schlussendlich funktioniert. Daten von einer Stelle im Prozess werden schlussendlich von einer ganz anderen Stelle übernommen und weiter verarbeitet. Dieser Informationsfluss muss erst mal stabil aufgebaut werden und hat nicht immer direkt mit der Software zu tun. Vieles sind organisatorische Anforderungen.